Kancelářské prostory jsou v peněžním vyjádření proti mzdám většinou zlomkem ve firemních nákladech. Ačkoliv jejich dopad není snadno vyčíslitelný, výrazně ovlivňují pohodu a výkonnost. Proto stojí za to do nich investovat snahu i peníze. České společnosti na to ale nejsou zvyklé. Období ekonomického růstu a nedostatek kvalitních pracovníků je však motivuje zaměřit se i tímto směrem.
„Firmy se snaží skokově dohnat zaspaný vývoj, poptávka se stále nejvíce zaměřuje na open space pracoviště,“ říká Jaromír Popek, obchodní ředitel a spolumajitel společnosti U1. „Pokud se totiž s otevřeným prostorem správně pracuje, jeho výhody jednoznačně zastíní neduhy.“
Google, sen administrativního pracovníka
Kanceláře společnosti Google se staly pojmem, ke kterému vzhlíží většina firem – jsou designové, hravé a s přebytkem všeho, nač zaměstnanec jen pomyslí. Jenže právě takový typ pracoviště nemusí být pro většinu firem vhodný. „Trendem dnešních kanceláří je efektivita a správný účel. A to je u každé společnosti natolik individuální, že nelze jen slepě kopírovat vzor ze zahraničí,“ vysvětluje Popek. Jak tedy na to, aby pracoviště právě vaší společnosti bylo co nejefektivnější?
- Analýza kanceláře
Oslovte designové studio už v době, kdy začínáte uvažovat o rekonstrukci či přestěhování kanceláří a ne až v momentě, kdy vám k dokončení chybí koupit jen nábytek. „Celý návrh kanceláře začínáme tím, že se snažíme detailně zmapovat pohyby jednotlivých pracovníků a pochopit vnitřní dynamiku firmy. Až poté řešíme design a nábytek, materiály a barvy,“ vysvětluje Jiří Žižka, spolumajitel U1. „Měříme ztrátové časy jednotlivých skupin zaměstnanců a používáme je pro výslednou analýzu optimálního rozmístění zaměstnanců.“ Rozbor například rozklíčuje, kteří pracovníci spolu často kooperují a to pak designéři při návrhu zohlední.
- Design versus potřeby
Design kanceláří není jen o výmalbě a moderním nábytku, ale o skutečných potřebách jednotlivých zaměstnanců. Pokud mají specifické potřeby, je třeba to v zařízení kanceláří respektovat. „Například pokud ve firmě často probíhají krátké schůzky několika pracovníků, třeba dvou, tří, je dobré myslet na prostory, kde budou probíhat. Pro takovou firmu není vhodná jedna velká zasedací místnost, byť zařízená podle nejnovějších trendů, ale spíše více mobilních boxů či stěn,“ objasňuje Jaromír Popek. Zasedací místnosti však také nezatracuje. Studie společnosti Knoll uvádí, že zaměstnanci často tráví i více než polovinu pracovní doby právě zde. Je však potřeba myslet na velikost týmů, které se potřebují během týdne setkávat.
- Zaměstnanci musí dýchat
Velkou bolístkou mnoha moderních kancelářských budov jsou okna bez možnosti otevření. Pracovníci jsou pak v takovémto prostředí odkázání na kvalitní vzduchotechniku „Podcenit ventilaci a cirkulaci vzduchu se firmě opravdu nevyplatí, čerstvý vzduch napomáhá koncentraci a výkonnosti zaměstnanců,“ připomíná Jaromír Popek. CO2 je častým viníkem únavy a malátnosti, nejjednodušším řešením je správně a často větrat.
- Vidět a neslyšet
„Stejně jako čerstvý vzduch je pro soustředění důležité kvalitní osvětlení a odhlučnění místnosti. Nedostatečné osvětlení vám sice bezprostředně oči nezkazí, jak se mylně traduje, ale oči se vlivem zvýšené námahy dříve unaví. To může způsobit rozostřené vidění, nezřídka i bolest hlavy,“ radí Jiří Žižka. Odhlučnění v otevřených ocelářích sice není zcela možné, ale lze efektivně pracovat s akustikou. Volbou správných materiálů lze docílit, že rozhovor dvou zaměstnanců nemusí nutně slyšet jejich kolegové na druhém konci místnosti.
- Není stůl jako stůl
S fyzickou pohodou na pracovišti souvisí nejvíce nábytek. Ten by měl především splňovat podmínky vysoké kvality související s materiálem a dlouhou životností. Pokud majitel firmy nehodlá každých pět let investovat do kompletní obnovy kancelářského nábytku, jsou v takovém případě nejsnazším a nejefektivnějším řešením kancelářské sestavy, které pracují s flexibilními a nastavitelnými komponenty. Ty pomohou jednotlivá pracovní místa modifikovat velice rychle. Pracoviště navíc netrpí uniformitou, lze je pohodlně přizpůsobit danému zaměstnanci dle jeho specifických potřeb. „Vhodné jsou například posuvné přepážky zajišťující částečné soukromí, úložné boxy a stolička v jednom nebo šuplíky s čalouněným sedákem, aby kolegové nemuseli u vašeho stolu postávat, když se na něco potřebují zeptat,“ vyjmenovává Žižka. Správný mix těchto vlastností jsme na trhu nemohli najít, vytvořili jsme proto vlastní nábytkový systém. Krok do neznáma se nám vyplatil. Kromě množství nových zkušeností a poznatků máme dobrou odezvu od klientů. Nábytek, který jsme nazvali Only1 si do svých nových kanceláří v Brně zvolila například IBM.
- Změna zamezí rutině
Firmu netvoří jedinci, ale tým a jeho společná práce. Právě na to byste měli při zařizování myslet a nevynechat tak zvané měkké zóny. „K nejčastějším omylům v mnoha firmách patří, že zaměňují „měkké“ pracovní zóny za relaxační. V relaxační zóně je ta, kde lze odpočívat, třeba spát a jsou tam prvky, které odvádějí lidi od práce. Naopak při práci potřebujeme aktivizovat a k tomu slouží právě měkké zóny. Ty mohou například dávat lidem do cesty prvky, aby mohli alespoň na chvíli pracovat ve stoje. Celý den sedí a pokud absolvují krátkou poradu na nohou, zapojí zcela jiné svalové skupiny,“ poukazuje Jiří Žižka. V „tvrdé“ zóně vykonáváme soustavnou činnost s trvalými pracovními prostředky (telefon, IT technika) s minimem interakce. Měkká zóna dává příležitost ke krátkým neformálním setkáním, ale i práci o samotě. Popek k tomu dodává: „Měkká zóna by měla být přátelská a vstřícná, tomu má odpovídat i její vybavení. Vhodné jsou třeba pohovky, sedáky, křesla s výsuvnými stolky a podobně.“
- Flexibilita a volné pracovní místo
Čím mládne zaměstnanecká základna, tím těžší je pro zaměstnavatele ji udržet na jednom místě. „Je to generace, pro kterou je práce na mobilních zařízeních zcela přirozená,“ doplňuje Popek. Podle studie KPMG – The Workplace Through the Eyes of Generation Y, téměř tři čtvrtiny zaměstnanců požadují flexibilní pracovní místo. Nepotřebují tedy velký monitor a stůl, u kterého stráví celou pracovní dobu. „Naopak využití menších přenosných zařízení, s nimiž mohou zaměstnanci pracovat odkudkoli, může být dobrým řešením. Proto by měl zaměstnavatel při zařizování myslet třeba i na dostatečné pokrytí bezdrátovou sítí,“ radí na závěr Jaromír Popek.
